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 \begin{document}  \begin{document}
 \title{Memo: Mailserver / Spamproblem}  \title{Memo: Mailserver / Spamproblem}
 \author{IT-Gruppe}  \author{IT-Gruppe / EDV}
 \date{\today}  \date{\today}
 \maketitle  \maketitle
   
 \section{Situation}  \section{Problemstellung}
 \label{sec:situation}  \label{sec:situation}
   
 In den letzte Monaten ist weltweit ein verstärktes Aufkommen von nicht  In den letzten Monaten ist weltweit ein verstärktes Aufkommen von nicht
 gewollt zugesandter Werbemail zu beobachten (Spam). Die entsprechenden Beschwerden der  gewollt zugesandter Werbe-email zu beobachten (Spam). Die entsprechenden Beschwerden der
 Nutzer von e-mail Systemen häufen sich, dies gilt auch hier am  Nutzer von Emailsystemen häufen sich, dies gilt auch hier am
 Institut. Der meist verwendete Lösungsansatz ist der Einsatz von Filtern  Institut.
   
   Der meist verwendete Lösungsansatz ist der Einsatz von Filtern
 auf dem entsprechenden Mailserver,  um als Spam erkannte Mails  auf dem entsprechenden Mailserver,  um als Spam erkannte Mails
 besonders zu kennzeichnen. Der Mailclient des Benutzers kann dieses  besonders zu kennzeichnen. Der Mailclient des Benutzers kann diese
 Mails dann seinerseits in bestimmte Mailboxen verschieben.  Mails dann seinerseits in bestimmte Mailboxen verschieben.
   
 Der von einigen Einrichtung gegangen Weg, als Spam erkannte Mails  Der von einigen Einrichtung gegangene Weg, als Spam erkannte Mails
 direkt zu löschen, ist aus datenschutz- und  direkt zu löschen, ist aus datenschutz- und
 telekommunikationsrechtlichen Gründe aus unserer Sicht abzulehnen.  telekommunikationsrechtlichen Gründe aus unserer Sicht abzulehnen.
   
   Bei allen Lösungen muss berücksichtigt werden, dass die
   Pflege eines Spam-Filters einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand
   erfordert, da eine ständige Fortschreibung der Regeln notwendig ist,
   um die Wirksamkeit der Filter zu sichern.
   
   
 \section{Situation: Quickmail}  
 \label{sec:quickmail}  
 Der vom Institut eingesetzte Mailserver ``Quickmail'' läßt ein  Der vom Institut eingesetzte Mailserver ``Quickmail'' läßt ein
 serverseitiges Filtern der Mails nur eingeschränkt zu. Die eingebauten  serverseitiges Filtern der Mails nur eingeschränkt zu. Die eingebauten
 Filterfunktionen sind für den Einsatz als Spamfilter nicht  Filterfunktionen sind für den Einsatz als Spamfilter nicht
Line 37  geeignet. Nach Auskunft der Herstellerfi Line 40  geeignet. Nach Auskunft der Herstellerfi
 Implementation eines Spamfilters nicht zu rechnen.  Implementation eines Spamfilters nicht zu rechnen.
   
   
 \section{Lösungen}  \section{Lösung}
 \label{sec:losungen}  \label{sec:losung}
   
 Aus unserer Sicht ergeben sich prinzipiell drei Möglichkeiten:  
   
   Es ergeben  sich prinzipiell drei Möglichkeiten, die
   im Anhang ausführlicher beschrieben werden. Zusammenfassend wird aus Sicht der IT-Gruppe in Absprache mit der EDV empfohlen:
   \begin{itemize}
   \item In der ersten Stufe werden Mails an das MPIWG  von einem Rechner am FHI/GNZ gefiltert und mit einer Kennzeichnung versehen an den Empfänger weitergeleitet (Anhang: Variante 2).
   \item In einer zweiten Stufe wird die Übernahme des gesamten Mailsystems durch das FHI/GNZ angestrebt (Anhang: Variante 3). 
   \end{itemize}
   
   Für diese Lösung spricht die schnelle Realisierbarkeit, da zusätzliche Entwicklungen, wie die gesamte Umstellung unserer Benutzerverwaltung zunächst nicht erforderlich ist. Desweiteren ist dies zunächst die kostengünstigste Lösung.
   
   \section{Zeitplan}
   
   Nach ersten Gesprächen mit dem FHI/GNZ ist folgender Zeitplan realistisch:
   \begin{itemize}
   \item Klärung der technischen und administrativen Fragen: Mitte/Ende Juli
   \item Einrichtung und Testphase des neuen Systems: Mitte bis Ende August
   \item Einführung des neuen Systems Anfang/Mitte September
   \end{itemize}
   
 \subsection{Vorgeschalteter Filter an der Leibniz}  \section{Anhang: Mögliche Varianten}
   \subsection{Variante 1: Vorgeschalteter Filter an der Leibniz}
 \label{sec:vorg-filt-an}  \label{sec:vorg-filt-an}
   
 Alle Mails werden von der Leibniz empfangen, dort gefiltert und dann  Alle Mails werden von der Leibniz empfangen, dort gefiltert und dann
 mit entsprechenden Tags versehen an den eigentlich Quickmail-Server  mit entsprechenden Tags versehen an den eigentlichen Quickmail-Server
 weitergeleitet.   weitergeleitet. Zum Einsatz könnten hier als Public Domain Software erhältliche
   
 Zum Einsatz könnten hier als Public Domain Software erhältliche  
 Standardfilterprogramme kommen.  Standardfilterprogramme kommen.
   
 Die entsprechenden für eine effiziente Filterung notwendigen Regeln  Die entsprechenden für eine effiziente Filterung notwendigen Regeln
 müssen bei dieser Lösung durch einen Mitarbeiter am Institut gepflegt  müssen bei dieser Lösung durch einen Mitarbeiter am Institut gepflegt
 werden. Ausserdem ist für eine effiziente Filterung die Rückmeldung  werden. Außerdem ist für eine effiziente Filterung die Rückmeldung
 von den Nutzern erforderlich, inwieweit die Kennzeichnung der Mails  von den Nutzern erforderlich, inwieweit die Kennzeichnung der Mails
 zutrifft.  zutrifft. Es ist mit einem Betreuungsaufwand  von etwa 4 Stunden pro Woche zu rechnen.
   
 Vom Zeitaufwand ist mit etwa einem 4 Stunden pro Woche zu rechnen.  
   
   
 \subsection{Vorfilterung durch das FHI/GNZ}  \subsection{Variante 2: Vorfilterung durch das FHI/GNZ}
 \label{sec:vorf-durch-das}  \label{sec:vorf-durch-das}
   
 Alle Mails werden von einem Server am FHI/GNZ empfangen und unter Anwendung  Alle Mails werden von einem Server am FHI/GNZ empfangen und unter Anwendung
 der dort etablierten Regeln vorgefiltert.  der dort etablierten Regeln vorgefiltert.
 Spam-Mail wird dann an unseren Quickmail-Server entsprechend  Spam-Mail wird dann an unseren Quickmail-Server entsprechend
 gekennzeichnet weitergeleitet.  gekennzeichnet weitergeleitet. Die entsprechenden Filterregeln werden in diesem Falle  vom FHI/GNZ gepflegt. Durch
   
 Die entsprechenden Filterregeln werden in diesem Falle  vom FHI/GNZ gepflegt. Durch  
 die größere Anzahl der Nutzer ist die Rückmeldequote höher und es kann  die größere Anzahl der Nutzer ist die Rückmeldequote höher und es kann
 von besseren Trefferquoten bei der Filterung ausgegangen werden.   von besseren Trefferquoten bei der Filterung ausgegangen werden. 
   
   Nach dem bisherigen Stand ist für diese Lösung eine Erweiterung des für die Filterung notwendigen Servers am FHI/GNZ um eine Prozessoreinheit notwendig (500-100 EURO)
   
   
 \subsection{Migration des gesamten Mailsystems an das FHI/GNZ}  \subsection{Variante 3: Migration des gesamten Mailsystems an das FHI/GNZ}
 \label{sec:migr-des-gesamt}  \label{sec:migr-des-gesamt}
   
 Die gesamte Mailverwaltung wird vom FHI/GNZ durchgeführt. Mailserver  Die gesamte Mailverwaltung wird vom FHI/GNZ durchgeführt. Mailserver
 und Filter werden komplett dort verwaltet.  und Filter werden komplett dort verwaltet.
   
 Neben den oben genannten Vorteilen bei der Akutalisierung der  Neben den oben genannten Vorteilen bei der Aktualisierung der
 Filterregeln, würde bei dieser Lösung die arbeitsaufwendige Wartung der  Filterregeln, würde bei dieser Lösung die arbeitsaufwendige Wartung der
 Mailserver auf Seiten des MPIWG entfallen. Eine einheitliche  Mailserver auf Seiten des MPIWG entfallen. Eine einheitliche
 Benutzerverwaltung von Mailserver, sowie dem Archiv- und Backupsystem  Benutzerverwaltung von Mailserver, sowie dem Archiv- und Backupsystem
 könnte etabliert   könnte etabliert 
 werden.   werden. 
   Bei dieser Lösung muss geprüft werden, wie die Benutzerverwaltung
 Bei dieser Lösung müsste geprüft werden, wie die Benutzerverwaltung  
 vom MPIWG durchgeführt werden kann und wie bisher gewünschte Services,  vom MPIWG durchgeführt werden kann und wie bisher gewünschte Services,
 wie das Adressbuch, weiter bereitgestellt werden können.  wie das Adressbuch, weiter bereitgestellt werden können. Nach den bisherigen Auskünften des FHI/GNZ ist für diese Lösung die Anschaffung eines eigenene Mailservers notwendig (ca. 3000 EURO).
   
 \section{Fazit}  
 Von der IT-Gruppe wird die dritte Lösung - auch im Hinblick des mittelfristigen  
 Umzuges des Insitutes nach Dahlem - bevorzugt. Zu prüfen sind die oben  
 genannten Punkte.  
   
 Eine detaillierte Klärung kann bis Ende Juli erfolgen, so dass der  
 Betrieb des neues Systems ab September/Oktober möglich ist. Eine  
 genaue Zeitplanung kann aber erst nach Klärung der offenen Fragen im  
 Juli vorgenommen werden.  
   
 \end{document}  \end{document}
   
   
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