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Annotation of email/memo.tex, revision 1.2

1.1       dwinter     1: \documentclass[a4paper]{article}
                      2: 
                      3: \usepackage[latin1]{inputenc}
                      4: \usepackage[T1]{fontenc}
                      5: \usepackage{ae}
                      6: \usepackage{ngerman}
                      7: 
                      8: \begin{document}
                      9: \title{Memo: Mailserver / Spamproblem}
1.2     ! dwinter    10: \author{IT-Gruppe / EDV}
1.1       dwinter    11: \date{\today}
                     12: \maketitle
                     13: 
1.2     ! dwinter    14: \section{Problemstellung}
1.1       dwinter    15: \label{sec:situation}
                     16: 
1.2     ! dwinter    17: In den letzten Monaten ist weltweit ein verstärktes Aufkommen von nicht
        !            18: gewollt zugesandter Werbe-email zu beobachten (Spam). Die entsprechenden Beschwerden der
        !            19: Nutzer von Emailsystemen häufen sich, dies gilt auch hier am
        !            20: Institut.
        !            21: 
        !            22: Der meist verwendete Lösungsansatz ist der Einsatz von Filtern
1.1       dwinter    23: auf dem entsprechenden Mailserver,  um als Spam erkannte Mails
1.2     ! dwinter    24: besonders zu kennzeichnen. Der Mailclient des Benutzers kann diese
1.1       dwinter    25: Mails dann seinerseits in bestimmte Mailboxen verschieben.
                     26: 
1.2     ! dwinter    27: Der von einigen Einrichtung gegangene Weg, als Spam erkannte Mails
1.1       dwinter    28: direkt zu löschen, ist aus datenschutz- und
                     29: telekommunikationsrechtlichen Gründe aus unserer Sicht abzulehnen.
                     30: 
1.2     ! dwinter    31: Bei allen Lösungen muss berücksichtigt werden, dass die
        !            32: Pflege eines Spam-Filters einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand
        !            33: erfordert, da eine ständige Fortschreibung der Regeln notwendig ist,
        !            34: um die Wirksamkeit der Filter zu sichern.
1.1       dwinter    35: 
                     36: Der vom Institut eingesetzte Mailserver ``Quickmail'' läßt ein
                     37: serverseitiges Filtern der Mails nur eingeschränkt zu. Die eingebauten
                     38: Filterfunktionen sind für den Einsatz als Spamfilter nicht
                     39: geeignet. Nach Auskunft der Herstellerfirma ist mit einer
                     40: Implementation eines Spamfilters nicht zu rechnen.
                     41: 
                     42: 
1.2     ! dwinter    43: \section{Lösung}
        !            44: \label{sec:losung}
1.1       dwinter    45: 
1.2     ! dwinter    46: Es ergeben  sich prinzipiell drei Möglichkeiten, die
        !            47: im Anhang ausführlicher beschrieben werden. Zusammenfassend wird aus Sicht der IT-Gruppe in Absprache mit der EDV empfohlen:
        !            48: \begin{itemize}
        !            49: \item In der ersten Stufe werden Mails an das MPIWG  von einem Rechner am FHI/GNZ gefiltert und mit einer Kennzeichnung versehen an den Empfänger weitergeleitet (Anhang: Variante 2).
        !            50: \item In einer zweiten Stufe wird die Übernahme des gesamten Mailsystems durch das FHI/GNZ angestrebt (Anhang: Variante 3). 
        !            51: \end{itemize}
        !            52: 
        !            53: Für diese Lösung spricht die schnelle Realisierbarkeit, da zusätzliche Entwicklungen, wie die gesamte Umstellung unserer Benutzerverwaltung zunächst nicht erforderlich ist. Desweiteren ist dies zunächst die kostengünstigste Lösung.
        !            54: 
        !            55: \section{Zeitplan}
        !            56: 
        !            57: Nach ersten Gesprächen mit dem FHI/GNZ ist folgender Zeitplan realistisch:
        !            58: \begin{itemize}
        !            59: \item Klärung der technischen und administrativen Fragen: Mitte/Ende Juli
        !            60: \item Einrichtung und Testphase des neuen Systems: Mitte bis Ende August
        !            61: \item Einführung des neuen Systems Anfang/Mitte September
        !            62: \end{itemize}
1.1       dwinter    63: 
1.2     ! dwinter    64: \section{Anhang: Mögliche Varianten}
        !            65: \subsection{Variante 1: Vorgeschalteter Filter an der Leibniz}
1.1       dwinter    66: \label{sec:vorg-filt-an}
                     67: 
                     68: Alle Mails werden von der Leibniz empfangen, dort gefiltert und dann
1.2     ! dwinter    69: mit entsprechenden Tags versehen an den eigentlichen Quickmail-Server
        !            70: weitergeleitet. Zum Einsatz könnten hier als Public Domain Software erhältliche
1.1       dwinter    71: Standardfilterprogramme kommen.
                     72: 
                     73: Die entsprechenden für eine effiziente Filterung notwendigen Regeln
                     74: müssen bei dieser Lösung durch einen Mitarbeiter am Institut gepflegt
1.2     ! dwinter    75: werden. Außerdem ist für eine effiziente Filterung die Rückmeldung
1.1       dwinter    76: von den Nutzern erforderlich, inwieweit die Kennzeichnung der Mails
1.2     ! dwinter    77: zutrifft. Es ist mit einem Betreuungsaufwand  von etwa 4 Stunden pro Woche zu rechnen.
1.1       dwinter    78: 
                     79: 
1.2     ! dwinter    80: \subsection{Variante 2: Vorfilterung durch das FHI/GNZ}
1.1       dwinter    81: \label{sec:vorf-durch-das}
                     82: 
                     83: Alle Mails werden von einem Server am FHI/GNZ empfangen und unter Anwendung
                     84: der dort etablierten Regeln vorgefiltert.
                     85: Spam-Mail wird dann an unseren Quickmail-Server entsprechend
1.2     ! dwinter    86: gekennzeichnet weitergeleitet. Die entsprechenden Filterregeln werden in diesem Falle  vom FHI/GNZ gepflegt. Durch
1.1       dwinter    87: die größere Anzahl der Nutzer ist die Rückmeldequote höher und es kann
                     88: von besseren Trefferquoten bei der Filterung ausgegangen werden. 
                     89: 
1.2     ! dwinter    90: Nach dem bisherigen Stand ist für diese Lösung eine Erweiterung des für die Filterung notwendigen Servers am FHI/GNZ um eine Prozessoreinheit notwendig (500-100 EURO)
1.1       dwinter    91: 
                     92: 
1.2     ! dwinter    93: \subsection{Variante 3: Migration des gesamten Mailsystems an das FHI/GNZ}
1.1       dwinter    94: \label{sec:migr-des-gesamt}
                     95: 
                     96: Die gesamte Mailverwaltung wird vom FHI/GNZ durchgeführt. Mailserver
                     97: und Filter werden komplett dort verwaltet.
                     98: 
1.2     ! dwinter    99: Neben den oben genannten Vorteilen bei der Aktualisierung der
1.1       dwinter   100: Filterregeln, würde bei dieser Lösung die arbeitsaufwendige Wartung der
                    101: Mailserver auf Seiten des MPIWG entfallen. Eine einheitliche
                    102: Benutzerverwaltung von Mailserver, sowie dem Archiv- und Backupsystem
                    103: könnte etabliert 
                    104: werden. 
1.2     ! dwinter   105: Bei dieser Lösung muss geprüft werden, wie die Benutzerverwaltung
1.1       dwinter   106: vom MPIWG durchgeführt werden kann und wie bisher gewünschte Services,
1.2     ! dwinter   107: wie das Adressbuch, weiter bereitgestellt werden können. Nach den bisherigen Auskünften des FHI/GNZ ist für diese Lösung die Anschaffung eines eigenene Mailservers notwendig (ca. 3000 EURO).
1.1       dwinter   108: \end{document}
                    109: 
                    110: