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Initial revision

\documentclass[a4paper]{article}

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\usepackage[T1]{fontenc}
\usepackage{ae}
\usepackage{ngerman}

\begin{document}
\title{Memo: Mailserver / Spamproblem}
\author{IT-Gruppe}
\date{\today}
\maketitle

\section{Situation}
\label{sec:situation}

In den letzte Monaten ist weltweit ein verstärktes Aufkommen von nicht
gewollt zugesandter Werbemail zu beobachten (Spam). Die entsprechenden Beschwerden der
Nutzer von e-mail Systemen häufen sich, dies gilt auch hier am
Institut. Der meist verwendete Lösungsansatz ist der Einsatz von Filtern
auf dem entsprechenden Mailserver,  um als Spam erkannte Mails
besonders zu kennzeichnen. Der Mailclient des Benutzers kann dieses
Mails dann seinerseits in bestimmte Mailboxen verschieben.

Der von einigen Einrichtung gegangen Weg, als Spam erkannte Mails
direkt zu löschen, ist aus datenschutz- und
telekommunikationsrechtlichen Gründe aus unserer Sicht abzulehnen.



\section{Situation: Quickmail}
\label{sec:quickmail}
Der vom Institut eingesetzte Mailserver ``Quickmail'' läßt ein
serverseitiges Filtern der Mails nur eingeschränkt zu. Die eingebauten
Filterfunktionen sind für den Einsatz als Spamfilter nicht
geeignet. Nach Auskunft der Herstellerfirma ist mit einer
Implementation eines Spamfilters nicht zu rechnen.


\section{Lösungen}
\label{sec:losungen}

Aus unserer Sicht ergeben sich prinzipiell drei Möglichkeiten:


\subsection{Vorgeschalteter Filter an der Leibniz}
\label{sec:vorg-filt-an}

Alle Mails werden von der Leibniz empfangen, dort gefiltert und dann
mit entsprechenden Tags versehen an den eigentlich Quickmail-Server
weitergeleitet. 

Zum Einsatz könnten hier als Public Domain Software erhältliche
Standardfilterprogramme kommen.

Die entsprechenden für eine effiziente Filterung notwendigen Regeln
müssen bei dieser Lösung durch einen Mitarbeiter am Institut gepflegt
werden. Ausserdem ist für eine effiziente Filterung die Rückmeldung
von den Nutzern erforderlich, inwieweit die Kennzeichnung der Mails
zutrifft.

Vom Zeitaufwand ist mit etwa einem 4 Stunden pro Woche zu rechnen.


\subsection{Vorfilterung durch das FHI/GNZ}
\label{sec:vorf-durch-das}

Alle Mails werden von einem Server am FHI/GNZ empfangen und unter Anwendung
der dort etablierten Regeln vorgefiltert.
Spam-Mail wird dann an unseren Quickmail-Server entsprechend
gekennzeichnet weitergeleitet.

Die entsprechenden Filterregeln werden in diesem Falle  vom FHI/GNZ gepflegt. Durch
die größere Anzahl der Nutzer ist die Rückmeldequote höher und es kann
von besseren Trefferquoten bei der Filterung ausgegangen werden. 



\subsection{Migration des gesamten Mailsystems an das FHI/GNZ}
\label{sec:migr-des-gesamt}

Die gesamte Mailverwaltung wird vom FHI/GNZ durchgeführt. Mailserver
und Filter werden komplett dort verwaltet.

Neben den oben genannten Vorteilen bei der Akutalisierung der
Filterregeln, würde bei dieser Lösung die arbeitsaufwendige Wartung der
Mailserver auf Seiten des MPIWG entfallen. Eine einheitliche
Benutzerverwaltung von Mailserver, sowie dem Archiv- und Backupsystem
könnte etabliert 
werden. 

Bei dieser Lösung müsste geprüft werden, wie die Benutzerverwaltung
vom MPIWG durchgeführt werden kann und wie bisher gewünschte Services,
wie das Adressbuch, weiter bereitgestellt werden können.

\section{Fazit}
Von der IT-Gruppe wird die dritte Lösung - auch im Hinblick des mittelfristigen
Umzuges des Insitutes nach Dahlem - bevorzugt. Zu prüfen sind die oben
genannten Punkte.

Eine detaillierte Klärung kann bis Ende Juli erfolgen, so dass der
Betrieb des neues Systems ab September/Oktober möglich ist. Eine
genaue Zeitplanung kann aber erst nach Klärung der offenen Fragen im
Juli vorgenommen werden.

\end{document}