= Workflow zum update der Homepages auf Filemaker =

== Beim Update berücksichtigte Felder in der Filemakerdatenbank ==

(v = vom Wissenschaftler über das Frontend veränderbar)

|| Feldname || Format || Bemerkung || v ||
|| key || vorname_name_nr || _nr wird nur gebraucht, wenn nicht eindeutig ||nein||
|| group || scientific staff, administration, library etc.|| entscheidet, ob für Homepages gebraucht || nein ||  
|| first_name || Vorname || alle Vornamen || ja||
|| last_name || Nachname || Nachname mit Namenszusätzen || ja ||
|| title || akad. Titel || ||ja||
|| status || Position am Institut || wiss. Mitarbeiter etc. || nein ||
|| department || Abteilung ||||nein||
|| home_inst || Heimatinstitution ||||ja||
|| date_from || Ankunftsdatum ||||nein||
|| date_to|| Abreisedatum ||||nein||
|| funded_by|| externe Finanzierung ||||nein||
|| current_work || Arbeitsvorhaben||soweit vor Anreise bekannt ||ja||
|| e_mail2 || externe e-mail|| ||ja||
|| publish_the_data || yes or no || ||nein||
|| date_stay_at_mpiwg || ||berechnetes feld || nein||

== Verfahren ==

=== update / Neuanlage (jsr) ===
   * Aus Filemaker werden die benötigten Felder als XML Exportiert (wenn möglich nur die zu ändernden Datensätze). Als Format (Grammar) wird FMPXMLRESULT gewählt (Skript). 
{{{
Eine Demoversion der neuen Filemakerdatenbank noch unter Filemaker 6 
ist als Attachement dieser Seite beigefügt, siehe unten.
}}}
   * Exportdatei wird auf admin-Webseite hochgeladen ([http://http://wwwneu.mpiwg-berlin.mpg.de/en/manage], tab '''update personal Homepages''') 
   * Vom Web-Frontend (Zope) ausgeben wird dann:
       * Namen der neu anzulegenden Personen
       * Geänderte Datensätze mit eventuellen Konflikten (bei Feldern, die über das Webfrontend ebenfalls geändert werden können.)
       * Für jede Änderung Bestätigung erfragt, ob die sie durchgeführt werden soll.
       * Hiervon wird ein Protokoll erzeugt. damit die FM-Datenbank abgeglichen werden kann.
   * Neue Personen bekommen eine (interne) ID = dem Key von oben.
   * Neue Personen erscheinen noch nicht im Web, sondern erst nach vergabe der eMail.

=== Vergabe der e-mail (EDV) ===
   * EDV wird automatisch über neue Benutzer informiert (i.e. personen ohne e-mail) auf der Webseite [http://http://wwwneu.mpiwg-berlin.mpg.de/en/manage], tab '''add e-mails.''']
   * EDV vergibt e-mail (nach den festgelegten Regeln.)
   * danach erscheint der neue Eintrag im web.

'''
Der genaue Workflow für den Bereich Vergabe mit der e_mail muss noch geklärt werden. Siehe [ticket:12]
'''